Une voiture de service, aussi appelée voiture de société, est un véhicule prêté à un salarié par son entreprise. Contrairement à la voiture de fonction, elle ne peut être utilisée que pour des déplacements professionnels. Voiture de service: définition
Prêtée par une entreprise à un salarié, une voiture de service appartient à la flotte de véhicules de la société en question. Elle ne peut être utilisée par le salarié que pour les déplacements en lien avec son activité professionnelle. De ce fait, le salarié n'a pas le droit de l'utiliser en dehors des heures de travail. Ainsi, il n'est pas possible d'utiliser une voiture de service dans le cadre de jours de RTT ou encore de congés payés. Voiture de service ou voiture de fonction: quelles différences? Contrairement à une voiture de fonction, une voiture de service n'est pas considérée comme un avantage en nature puisqu'elle ne peut pas être utilisée en dehors des heures de travail. Au-delà de l'impossibilité d'utiliser ce véhicule dans le cadre de sa vie privée, une voiture de service présente d'autres différences, et ce, qu'il s'agisse d'une 2 places, d'une 4 places ou d'une 5 places.
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Bon nombre de salariés sont amenés à se déplacer quotidiennement dans le cadre de leur activité professionnelle. Voici tout ce qu'il faut savoir sur la mise à disposition de véhicules auprès des salariés. 2 Choix possibles pour l'employeur
Choix N°1: Demander au salarié d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. L'employeur devra alors rembourser au salarié les frais supportés dans le cadre des déplacements professionnels, sur la base du barème fiscal des frais kilométriques. Choix N°2: Mettre à disposition du salarié un véhicule appartenant à l'entreprise. Bien souvent, et notamment dans certaines professions (commerce, BTP, etc), l'employeur préférera cette seconde solution, moins coûteuse. Il appartiendra alors à l'employeur de définir précisément les contours de cette mise à disposition. Ci-dessous tout ce qu'il convient de savoir et mettre en place dans le cas du choix N°2
la mise à disposition d'un véhicule de société au salarié. Le mode de mise à disposition de véhicules auprès des salariés
Une mise à disposition non nominative: dans ce cas, plusieurs salariés de l'entreprise sont amenés à utiliser à tour de rôle un même véhicule (par exemple une camionnette, un camion, ou un véhicule commercial).
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Cette situation est courante. Une tolérance à l'usage à titre privé pourra être accordée, s'il reste ponctuel et raisonnable. Il ne s'agit pas d'un avantage en nature;
les salariés disposent d'un véhicule de manière permanente. S'il s'agit d'un véhicule identifié comme « utilitaire » sur la carte grise, l' URSSAF considère qu'il ne s'agit pas d'un avantage en nature. Encore faut-il qu'un écrit (contrat de travail, règlement intérieur, circulaire) précise que l'usage de ce véhicule est strictement professionnel. L'avantage en nature véhicule
La qualification est importante puisque l'avantage en nature est intégré à la rémunération brute et assujetti aux cotisations sociales. Selon l'URSSAF, l'avantage en nature consiste « dans la fourniture ou la mise à disposition d'un bien ou service, permettant au salarié de faire l'économie de frais qu'il aurait dû normalement supporter. Il doit être soumis à cotisations ». En bénéficiant de cette qualification, l'avantage répondra aux mêmes règles que celles de la rémunération.
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Il est fréquent, pour les emplois qui le justifient, que l'employeur mette à la disposition du salarié un véhicule. Lorsqu'il s'agit d'une voiture de fonction, c'est-à-dire d'une « voiture particulière » que le salarié peut utiliser à titre personnel pendant ses week-ends et ses vacances, il est conseillé d'insérer une clause spécifique dans le contrat de travail. S'il s'agit, en revanche, d'un véhicule de service utilisé à titre purement professionnel (camionnette, camion, véhicule commercial), ses modalités d'utilisation et l'usage peuvent être réglés dans le règlement intérieur en y renvoyant dans une clause du contrat de travail. La clause du contrat doit préciser la nature de l'usage (professionnel ou professionnel et personnel), ce qui déterminera le caractère de l'avantage en nature, la prise en charge des frais (assurance, essence, entretien), le sort de la mise à disposition en cas de suspension du contrat, les obligations du salarié (entretien, contraventions…) et enfin les modalités de restitution.
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Cela concerne notamment la maladie, le congé maternité, le congé paternité, le congé individuel de formation et le congé parental d'éducation. c)
Paiement des contraventions
C'est le salarié, conducteur du véhicule de l'entreprise, qui est en principe pénalement responsable de l'infraction au Code de la route commise pendant ses déplacements professionnels ( C. route, art. L. 121-1). C'est donc à lui de payer l'amende, sauf usage contraire dans l'entreprise. Voir n o 364 et n o 7050 et s. Il est judicieux de le rappeler dans la clause du contrat. Remarques
Les contraventions de stationnement ne font pas partie des infractions au Code de la route. En principe, elles sont dues par le propriétaire du véhicule, non par son conducteur lorsqu'il est impossible de prouver qui a commis l'infraction. Attention, la clause du contrat de travail, relative à la mise à disposition d'un véhicule, ne peut pas autoriser l'employeur à retenir sur la rémunération du salarié le montant correspondant au remboursement des contraventions afférentes au véhicule professionnel ( Cass.
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L'employeur peut être tenté d'insérer une clause prévoyant le paiement par le salarié d'une franchise en cas d'accident. Mais la responsabilité pécuniaire d'un salarié à l'égard de son employeur ne pouvant résulter que de sa faute lourde, la mise en œuvre cette clause se révèle impossible en dehors de ce cas ( Cass. soc., 31 mai 1990, n o 88-41. 419, Bull. civ. V, p. 156; Cass. soc., 12 juin 2002, n o 00-41. 954; Cass. soc., 10 nov. 1992, n o 89-40. 523; Semaine sociale Lamy, n o 626; Cass. soc., 19 oct. 1995, n o 94-41. 146; Cass. soc., 11 avr. 1996, n o 92-42. 847). Voir n o 764.
a)
Conditions de mise à disposition
Il est tout d'abord primordial de préciser dans le contrat si l'on entend réserver l'utilisation du véhicule aux stricts besoins professionnels ou si l'on souhaite laisser au salarié la faculté d'utiliser la voiture pour son usage personnel. Les obligations à la charge des salariés (assurance, entretien du véhicule) pourront alors varier suivant le cas envisagé.
Dans une telle situation, il est obligatoire de mentionner cet accord par écrit. Puis-je utiliser ma voiture de service le week-end? Il est interdit d'utiliser une voiture de service pour des déplacements privés et en dehors des heures de travail. Raison pour laquelle l'utilisation d'un tel véhicule le week-end est possible uniquement si le salarié travaille le week-end. Dans le cas contraire, c'est interdit. Utiliser une voiture de service dans un but personnel peut donner lieu à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave. Voiture de service et Urssaf
L'Urssaf (Union de Recouvrement pour la Sécurité sociale et les Allocations Familiales) peut contrôler une entreprise afin de vérifier l'utilisation des véhicules de service. S'ils sont considérés comme des véhicules de fonction, l'entreprise devra prouver que la voiture n'est pas utilisée par les salariés dans un cadre privé et qu'elle ne constitue pas un avantage en nature.
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