Pour réaliser des achats sur internet, le régisseur peut le cas échéant être doté d'une simple carte bancaire adossée au compte de dépôt de fonds au Trésor de la régie. De la même manière, une carte d'achat n'a pas vocation à se substituer à une carte affaires. S'il s'agit de régler les frais de déplacement d'un agent de l'entité publique, la carte affaires est le produit à privilégier. Cette dernière est une carte de paiement à débit différé, nationale ou internationale, délivrée par un établissement financier (désigné également sous le terme d'émetteur), et destinée au règlement des frais professionnels engagés par son titulaire. À la différence d'une carte d'achat, la carte carburant fréquemment utilisée par les collectivités pour les véhicules de fonction ou de service, ne nécessite pas le recours à un opérateur bancaire. En revanche, tout comme la carte d'achat, elle permet de s'affranchir d'un bon de commande. Ces cartes sont émises directement par le fournisseur de produits pétroliers.
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Les achats de moins de 1 500 euros représentent pour les services de l'État, des collectivités locales et des établissements publics, plus des deux tiers de leur activité de commande, mais 4% seulement de la valeur des achats. Dans les seules collectivités locales, le traitement des achats de petits montants représente plus de 6 millions d'opérations. Les procédures actuelles pour ce type d'achats sont à la fois lourdes et complexes au regard de l'enjeu qu'ils représentent. La carte d'achat permet également de réduire le montant des coûts administratifs importants, au regard des faibles montants que représentent ces achats de fonctionnement. Les factures de faible montant mobilisent à elles seules plus de 60% du temps des agents consacré au traitement des factures. Le coût de traitement d'une commande dans la sphère publique représente un coût fixe de 50 à 80 euros selon les études menées par la Direction générale de la comptabilité publique. Les deux tiers de ce coût fixe de traitement résultent uniquement de la passation de la commande et du contrôle de livraison.
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La carte d'achat est nominative: son utilisation engage strictement la responsabilité du porteur qui ne doit l'utiliser qu'à des fins professionnelles et dans le strict respect des périmètres et des plafonds fixés par l'ordonnateur. Elle a pour vocation d'être utilisée pour les achats d'une large gamme de biens et services, répondant à une double caractéristique: un montant unitaire faible et une certaine récurrence. Les applications les plus fréquentes concernent les fournitures et le petit mobilier de bureau, l'informatique d'appoint et les consommables, les services d'imprimerie et de reprographie, les abonnements, l'entretien (petit électroménager), les réparations (quincaillerie), les fournitures industrielles, les services courants (plateaux-repas, messagerie, nuitées d'hôtel…). Le recours à la carte d'achat simplifie le processus de commande par la suppression des bons de commande, la disparition du contrôle a priori et la suppression de la facture: les cartes d'achats sont délivrées à des utilisateurs appelés « porteurs de cartes » par un établissement bancaire appelé « émetteur ».
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Ceci permet ainsi de régler progressivement les processus, en étroite collaboration avec ses fournisseurs. A ce stade, une phase pilote est souhaitable, pour laquelle il convient de définir le ou les services qui serviront de test avant la phase de déploiement. Les clés
- La carte d'achat concerne les achats récurrents et de faible montant - Seuls les collaborateurs habilités peuvent utiliser ce moyen de paiement - Tous les paramètres d'utilisation, comme la définition des plafonds et les fournisseurs auxquels s'adresser, sont définis au préalable
- Une phase de test avec des fournisseurs-clés est recommandée. Par Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer
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Ces coûts peuvent donc être diminués de manière rapide par un abandon des bons de commande et du contrôle a priori dans le process achat. Avec l'utilisation de la carte d'achat, le coût de traitement des factures se trouve divisé par trois, voire quatre. La carte d'achat contribue à moderniser les procédures d'achat public en passant d'une logique de centralisation des commandes avec des contrôles a priori à une logique de décentralisation de l'acte d'achat avec des contrôles a posteriori. Cette approche, source de simplification et de responsabilisation, permet d'alléger sensiblement les processus administratifs de commande et de validation du service fait. Cadre réglementaire
La mise en place de paiement par carte d'achat, logée ou non logée, s'inscrit dans un cadre juridique établi. Le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat et l'instruction n° 05-025-MO-M9 du 21 avril 2005 détaillent précisément ses modalités d'exécution et rappellent les limites de la carte d'achat en matière de paiement.
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