Le tampon de société fait partie des produits phare à personnaliser sur la boutique. Mais il n'est pas toujours évident de savoir quoi mettre sur celui-ci! Nous avons donc réfléchi à un moyen pour vous aider dans la conception et le choix de votre tampon de société, en vous donnant les clés pour le réussir, et en résumant toutes ces informations dans une infographie: 4 mentions indispensables sur un tampon de société. Les éléments d'un bon tampon de société
Un tampon de société doit permettre d'identifier l'entreprise qui a tamponné un document. Les informations légales doivent donc apparaître:
– nom de la société,
– adresse du siège social,
– identifiant officiel (SIREN: numéro à 9 chiffres présent sur le K-BIS ou SIRET: SIREN + code d'établissement à 5 chiffres)
– numéro de TVA intracommunautaire pour les entreprises qui font de l'import/export
Ces 4 mentions sont indispensables à tout tampon de société. Elles sont suffisantes pour un cachet officiel servant à tamponner les documents administratifs, bancaires…
Le tampon obtenu peut être complété avec des informations utiles pour les interlocuteurs de la société.
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L'obtention d'un cachet ou tampon de société est obligatoire pour toutes les sociétés, quel que soit son type. Le cachet va permettre d'officialiser ou de légaliser l'ensemble des documents administratifs ou commerciaux de l'entreprise. Lors de sa confection, un certain nombre d'informations doivent y figurer. Elles tournent principalement autour de trois points. Les informations commerciales
Sur un tampon de société, les infos importantes qui figurent le plus sont celles relatives aux informations dites commerciales. Ces dernières constituent les renseignements qui vont permettre à la société d'être distinguée, contactée ou rencontrée. En premier, il s'agit de l 'adresse géographique exacte de la société. L'utilisation d'un logiciel de localisation comme Google Map devra permettre de vous localiser facilement. Éventuellement, à cette adresse géographique, il faudra ajouter une adresse postale du type Boite postale. Sur le tampon de la société, il faudra aussi obligatoirement inscrire le ou les numéros de téléphone et de fax de la société ainsi que son adresse mail.
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Les mentions légales obligatoires
Lorsque nous utilisons votre cachet sur un document, il faudra que celui-ci soit authentifié à travers un certain nombre de mentions légales obligatoires. Celles-ci représentent en quelque sorte l'identité officielle de la société. Parmi ces informations, il faut tout d'abord indiquer le n° Siret de la société auquel il serait important d 'adjoindre le n° de TVA. En France, le n° de TVA débute par « FR » avec deux chiffres qui le suivent. Le registre de commerce de rattachement de l'entreprise est également une mention légale obligatoire à faire figurer sur le tampon. Cette information permettra de savoir quelle ville se situe la Chambre de Commerce ou de Métiers à laquelle votre structure est rattachée. Le n° complet de RC ou de RM n'est pas nécessaire à préciser sur le tampon de société, car c'est le même que le Siret. À une certaine époque, nous pouvions aussi inscrire le n° d'URSSAF qui servait dans le cadre des correspondances avec la société. Toutefois, cette mention a été rendue presque inutile par la dématérialisation.
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Que mettre sur son tampon professionnel? Quelles informations est-il obligatoire d'inscrire sur votre tampon commercial? Que dit la loi? Selon le code de commerce articles R123-237 et 238, les mentions obligatoires sur les documents commerciaux sont:
la raison sociale du KBIS, avec ou sans la forme juridique;
l'adresse du siège social;
le SIRET et/ou SIREN de l'entreprise;
Le RCS ainsi que la ville ou l'entreprise est immatriculée;
le code NAF ou APE est une mention d'usage non obligatoire,
le numéro de TVA intracommunautaire n'est obligatoire que sur les factures. le capital est également une mention d'usage
Vous pouvez choisir également de faire d'une pierre deux coups et d'utiliser un même tampon pour votre tampon officiel et votre tampon pour votre clientèle (usage au quotidien) et ainsi y inscrire en plus des informations de communication supplémentaires: numéro de téléphone, adresse e-mail ou adresse de votre site web par exemple. Nous vous recommandons cependant d'utiliser deux tampons différents, d'une part pour faciliter l'efficacité de vos tampons: aller à l'essentiel avec un tampon officiel nécessaire pour tous les documents administratifs, et un second destiné à votre clientèle qui, elle, a besoin surtout d'avoir vos coordonnées.
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Dans ce cas là, il est recommandé de bien faire apparaître: Le nom de la personne La profession exercée, le service auquel elle appartient La société dans laquelle elle travaille, son logo Ses coordonnées de contact L'utilisateur final personnalise son cachet encreur en fonction de son usage (texte, signature, couleur d'encre, de boitier), mais doit garder en tête le modèle d'empreinte type de son entreprise. Par exemple, la position du logo sur une ligne doit être respectée sur le caoutchouc. Pour finir, il faut trouver un équilibre entre les informations indispensables à mettre sur un tampon pro (SIRET, adresse), et le contenu non nécessaire, afin que le marquage produit soit lu rapidement. Commander mon tampon professionnel Le contenu spécifique d'un tampon pour profession libérale Les professions libérales, et notamment les infirmiers, médecins et autres professionnels de la santé peuvent apporter des informations complémentaires liées aux spécificités de leur métier. Généralement, on trouve sur un tampon pour médecin, la mention « Conventionné », et le numéro d'identification au répertoire ADELI.
Cette obligation s'impose à de nombreux professionnels de santé, il convient alors de se renseigner auprès de l'Ordre compétent. Les mentions pouvant être ajoutées au tampon pour mettre en valeur des spécificités
Certaines informations peuvent être ajoutées sur le tampon professionnel. Elles doivent apporter des précisions quant à vos compétences. Vous pouvez également ajouter des mentions relatives au savoir-faire apporté à vos clients. Ainsi, si vous êtes avocat, vous préciserez les matières juridiques dans lesquelles vous êtes compétent (exemple: spécialiste en droit du travail, droit pénal ou droit de la famille). Un médecin généraliste possédant un diplôme qui permet d'apporter des soins de meilleure qualité, peut le mentionner sur son tampon. Ainsi, s'il possède en plus une spécialisation en homéopathie, il peut l'indiquer sur son tampon encreur. Cela permet d'attirer une clientèle sensible à cette spécialité. Pour toutes les professions, les certifications attestant de la qualité des prestations peuvent être utiles.
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