Les frais de repas du gérant d'une société est souvent un poste de dépense important au cours de l'année. Surtout si vous n'avez pas la possibilité de manger chez vous le midi. Cet article résume les cas et dans quelles limites vous pouvez déduire ces frais de votre résultat comptable. Dans de nombreux cas vous pourrez déduire vos frais de repas du résultat comptable de votre société. La première condition indispensable condition est que ces frais soient effectués dans l'intérêt de la société. L'administration fiscale distingue deux types de déjeuner: le déjeuner d'affaires où vous invitez un prospect, un client ou un partenaire commercial et les repas personnels du gérant. Les conditions pour comptabiliser les frais de repas en charge afin de réduire votre résultat vont dépendre du type de déjeuner pris. Les déjeuners d'affaires sont par nature systématiquement déductibles Dès qu'un déjeuner d'affaire est valablement justifié, les frais de repas engagés par le gérant pour avoir invité un client ou un prospect au restaurant peuvent être déduis.
Attention, car aujourd'hui avec les nouvelles caisses enregistreuses des restaurants vous devez bien souvent explicitement demander le reçu avec TVA. Les repas personnels du gérant Dans le cas où votre repas ne concerne que le gérant alors le remboursement est plus délicat à obtenir. Pour les sociétés assujetties à l'IS, il n'est tout simplement pas possible de prendre en charge le repas par l'entreprise lorsque celui-ci se fait sur le lieu de travail ou à proximité. Evidemment si vous êtes en déplacement à l'étranger ou à plusieurs kilomètre la situation est différente. En revanche si vous êtes à la tête d'une EURL assujetties à l'IR, alors les frais de repas peuvent être remboursés à condition que la distance de votre travail à votre domicile soit trop grande. En plus du remboursement des frais engagés pour les repas, lorsque ceux-ci sont éligibles, vous pourrez les déduire du résultat de l'entreprise. Pour être conforme aux attentes de l'administration fiscale, vous devrez indiquer quelles sont les personnes vous ayant accompagnés ainsi que le nom de leur entreprise.
Les indépendants (gérants ou présidents de sociétés, TNS ou professions libérales) engagent des frais de repas à proximité de leur lieu de travail, quand celui-ci est éloigné de leur domicile. L'enregistrement de ces notes de frais dans les charges est admis, mais avec une limite en euros, par repas. Nous vous donnons les critères valables en 2017 concernant la prise en compte de frais de repas dans les charges de l'entreprise. La règle définie dans cet article concerne les frais de repas, disons le déjeuner, qu'un dirigeant d'entreprise ou un travailleur indépendant, prend à côté de son lieu de travail. Il peut s'agir d'achats à emporter ou de repas pris sur place, dans un restaurant. En 2017, pour les repas pris à proximité du lieu de travail, la dépense incluse dans les charges professionnelles ne peut excéder 13, 65 euros par repas pour être admise par le fisc. Le calcul de la part déductible doit donc être fait pour chaque justificatif de dépenses. C'est un peu contraignant mais obligatoire: nous donnons des exemples ci-dessous.
Bien souvent susceptible d'avancer des frais pour le compte de l'entreprise, le gérant majoritaire ou minoritaire n'est pas exactement soumis aux mêmes droits que les salariés non gérant. Mais quels sont les frais remboursables et sont-ils totalement exonérés de charges sociales? Remboursement des frais de repas Une des dépenses les plus courantes pour les gérants de société est sans conteste les frais de restauration. Qu'il s'agisse d'un repas seul, lors d'un déplacement professionnel ou alors d'un repas d'affaires avec des prospects ou des clients. Il faut savoir que tous ces repas ne sont pas perçus de la même manière selon l'administration fiscale. Les repas d'affaires Il s'agit des repas où vous êtes accompagnés d'autres personnes ayant un intérêt pour votre entreprise: partenaires, clients, prospects, expert-comptable… Ceux-ci peuvent être entièrement remboursés lorsque les gérants ont fait une avance de frais. Bien évidemment pour pouvoir être remboursé, vous devez conserver la facture indiquant le montant exact, celui où se trouve le montant de TVA.
Afin de ne pas remettre en cause la déduction, vous devrez indiquer sur chaque note de restaurant: Le nom et prénom de vos invités; La société qu'ils représentent. Les frais de repas si vous déjeunez seul sont déductibles sous certaines conditions Dans ce deuxième cas, la déduction des frais de repas du gérant est encadrée. Le gérant d'une EURL / SARL ou un entrepreneur individuel peuvent déduire du résultat les frais de repas personnel pris sur leur lieu de travail. Les conditions à respecter sont: Les frais de repas doivent être dûment justifiés par une note ou une facture; Les conditions d'exercice en fonction des horaires d'ouverture et de fermeture de l'entreprise ainsi que la distance du domicile au travail ne permettent pas au gérant de rentrer déjeuner chez lui. Cette distance ne doit pas être considérée comme anormalement élevée ou si c'est le cas elle ne doit pas être le fruit d'un choix délibéré du gérant. En cas de contrôle, chaque situation sera évaluée au cas par cas par l'administration fiscale.
Autre avantage, les frais de représentation ne sont pas soumis à une imposition particulière. Le chef d'entreprise quant à lui ne paye pas de cotisations sociales sur ces sommes. Comment enregistrer correctement vos frais de représentation avec une note de frais Pour une grande majorité d'entreprises, il est coutume d'emmener ses clients en repas d'affaires afin d'amorcer le processus de fidélisation ou tout simplement signer de nouveaux contrats. Ajoutons que certains événements, tels que les fêtes annuelles d'une entreprise par exemple, sont de plus en plus populaires. Il est normal de ne pas regarder les frais lors d'un repas d'affaire et notamment, car celui-ci peut être précieux afin de sceller un nouveau partenariat professionnel ou pour acquérir une plus large clientèle. Toutefois, il est important de ne pas perdre de vue le facteur coût qu'engendre ces dépenses supplémentaires pour la société en question lors de repas pris. C'est notamment pour cela qu'il est important d'assurer une bonne comptabilité et d'une écriture des frais de représentation, afin que votre Expert-Comptable et plus largement, les autorités financières puissent déduire les frais réels des impôts.
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Grâce à la personnalisation illimitée que les plateformes de création de tampons de comptables assurent, il est possible d'en créer un et de l'adapter aux compétences de chaque professionnel. Avec la création de nouveaux outils de comptabilité, il est intéressant de mentionner la maîtrise de ces derniers dans les informations spécialisées d'un comptable. Mais avant de se pencher sur ce sujet, il est important de connaître la législation derrière la création de tampons encreurs. Tampon enregistrement comptable h. Législation de tampon encreur de comptable
Comme pour toutes les entreprises de France, aucun texte législatif n'impose la création d'un tampon encreur. De plus, ce dernier n'est soumis à aucune loi. Cependant, des mentions obligatoires doivent figurer sur cet outil de travail. Ces dernières sont:
Le nom du comptable;
Le titre professionnel du comptable;
L'adresse du siège social;
Les moyens de contacter le comptable. En disposant d'un tampon encreur professionnel, le comptable peut certifier de la provenance des factures en les signant.
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BILAN AU 31/12/15
ACTIF
PASSIF
n° compte
libellé compte
montant
120000
Résultat*
- 100
100
TOTAL ACTIF
0
TOTAL PASSIF
*Le résultat de l'entreprise s'inscrit dans les capitaux propres, sous le capital social et les réserves, et son montant est obtenu par différence de façon à équilibrer l'actif et le passif de l'entreprise. Un résultat positif est un bénéfice (due aux associés de l'entreprise, comme le capital et les réserves sont dus aux associés en cas de liquidation de l'entreprise), un résultat négatif comme dans cet exemple est une perte (car l'entreprise a constaté une dette sans aucune contrepartie jusqu'à présent). Compte de résultat
Report des comptes de charges mouvementés par l'écriture d'achat précédente dans la colonne "charges" du compte de résultat de l'entreprise (voir: écritures comptables compte de résultat). Tampons Encreur. COMPTE RESULTAT AU 31/12/15
CHARGES
PRODUITS
40
60
TOTAL CHARGES
TOTAL PRODUITS
Résultat (bénéfice)
Résultat (perte)
100*
TOTAL
*Par convention, le résultat de l'entreprise est inscrit dans le compte de résultat de façon à équilibrer le total des charges avec le total des produits.
Grâce à des calculateurs de plus en plus puissants, il est possible d'effectuer des tâches qui prenaient des semaines en une seule journée. Cela est certainement bénéfique pour l'économie nationale, mais les professionnels doivent mettre à niveau leurs connaissances constamment. Pour ne pas rater le train du digital, une maîtrise parfaite des logiciels de comptabilité est nécessaire. Cette formation continue n'est pas sans conséquence sur les bureaux de comptabilité. L`ENREGISTREMENT COMPTABLE. En effet, ces bureaux sont obligés de dédier un budget à la mise à jour des connaissances de leurs comptables pour suivre le rythme du digital. Mais entre les multiples algorithmes générés tous les jours et les logiciels de comptabilité mis à jour, un seul outil de travail n'est pas touché par le changement. Il s'agit du tampon encreur de comptable qui assure une triple fonction:
Une identification de la source des documents de comptabilité;
Une augmentation de la visibilité de l'entreprise de comptabilité dans le monde du travail;
Une affirmation du statut du comptable auprès des clients.