L'approche de la gestion des documents n'est pas si récente que cela, plusieurs consultants avaient travaillé sur les systèmes de classification des documents et avaient recommandé des méthodes standards pour classifier les documents, par exemple par le plan basé sur le "schéma structuré des activités de l'organisme" qui fut un outil de base essentielle à l'organisation des documents, il s'agit du point de départ de l'organisation du système de gestion documentaire dans les années 1983. Pour d'autres consultants, la structure de classification constitue le cœur du système de gestion de l'information administrative comme pour Roberge dans les années 1991. Les établissements font face à une masse documentaire fortement diversifiée et qui se développe sans cesse. Le besoin d'optimiser le flux et l'ordre des documents de façon à faciliter leur classement et leur repérage était un enjeu de taille, pour cela, l'utilisation d'un plan de gestion documentaire n'est pas une innovation mais un besoin qui date de longues dates.
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Il existe notamment différents types de classement. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur la GED. Pourquoi mettre en place un plan de classement? Afin de retrouver les documents plus facilement et ainsi uniformiser le rangement des documents dans les services. Cela permet de réduire le temps d'accès aux informations stockées dans les bureaux ou dans vos serveurs. Savoir de quelle manière accéder à un document et rapidement, peut vous faire gagner beaucoup de temps. En effet, dans une entreprise de 20 personnes, presque 30% du temps est perdu à chercher de l'information. Le plan de classement est un outil de suivi qui facilite le processus de classification et de recherches d'informations à toutes les étapes du cycle de vie d'un document. Véritable outil professionnel, pour être efficace, certaines règles majeures sont à respecter. Le plan de classement doit notamment être:
➔ Adapté à l'entreprise et à la logique de chacun ➔ Exhaustif et couvrir tous les types de documents de l'entreprise
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée.
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Chaque membre de l'entreprise doit savoir où sont les pièces et dossiers. Ils doivent les retrouver et les ranger sans peine. Exigences d'un classement de documents Le plan de classement doit être adapté aux dossiers et structuré de manière logique. Il doit également suivre une exhaustivité qui lui est propre. La structure pour un bon classement de dossier Classer les documents doit être fait de manière hiérarchisée et logique. Les documents, les archives, sont réparties selon un nombre de subdivisions et de rubriques. Toutes suivent un arrangement cohérent. Comment procéder? L'ensemble des documents est à répartir en rubriques et sous-rubriques. Il faut toujours aller du général au particulier. L'arborescence part de grandes divisions, pour arriver aux rubriques plus particulières. Le niveau le plus précis (et bas) sert à incorporer les pièces administratives. Les critères de subdivision sont à choisir dès le début. Sur quoi va reposer le classement? Par rubriques? Quelle sera la caractéristique commune?
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Qu'est ce qu'un plan de classifications des documents? Article rédigé: Zakaria AJANA
Le plan de classification des documents est un schéma qui permet l'organisation les documents d'une organisation d'une manière systématique. Ce schéma structuré se base sur les activités de l'organisation et a pour but de permettre aux membres de cette organisation un accès facile à ces documents. Il est le cadre de référence standard de la gestion des documents pour l'ensemble du personnel. La gestion des documents: son importance, est-elle une approche récente ou elle date de plusieurs années? Les systèmes GED et les systèmes de gestion de contenu d'entreprise CMS peuvent sembler similaires, mais ils ne sont pas des termes interchangeables. Les entreprises utilisent un système GED pour organiser les documents papier et électroniques et le contenu structuré, les systèmes CMS permettent aux organisations de capturer, gérer, stocker, conserver et diffuser de nombreux types de contenu supplémentaires. Les systèmes CMS peuvent organiser des documents papier et numériques, mais ils peuvent également gérer d'autres contenus non structurés tels que des fichiers audio et vidéo, des médias sociaux, des pages Web, des contrats, des bons de commande, des factures et des reçus.
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Dans la définition plan de classement, le plus important est de faire en sorte qu'il soit facile de retrouver les documents conservés. C'est pourquoi une concertation s'impose entre les différents utilisateurs pour choisir les titres et sous-titres des dossiers. Il est bon qu'un responsable entre en jeu pour trancher au cas où les propositions sont nombreuses. En procédant ainsi, vous garantirez un classement pérenne au sein de votre institution. Structure du plan de classement
Considéré comme la colonne vertébrale du système d'organisation des documents de l'ensemble de votre organisme, votre plan de classement doit être bien structuré. À ce propos, sachez que ce plan peut avoir une structure logique et hiérarchique. Comprenez par là qu'il va du général au particulier. Ensuite, le plan doit prendre en compte l'ensemble des documents indépendamment de leur support. Il faut que sa configuration soit la même, qu'il s'agisse de documents papier ou de documents électroniques. Aussi, le plan de classement doit être pensé de manière à éviter la multiplication des niveaux et l'amplification de la profondeur du classement.
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Comment créer un système de gestion de document GED? Après la phase de l'étude de l'organisation de l'entreprise ou l'institution, et la conception du schéma de la classification, l'automatisation s'impose pour faciliter la tâche, nous parlons donc d'un système GED:
Un système de gestion de documents est un système reposant sur différentes technologies utilisées pour créer, capturer, indexer, distribuer, examiner, maintenir, stocker, récupérer et éliminer des actifs d'information. Les principaux composants d'un système GED comprennent une technologie qui vous guide tout au long du processus de création et de stockage de documents numériques. Cela comprend l'imagerie, la gestion des documents et le traitement des flux de travail. Pensons simplement à un système GED comme un moyen judicieux d'automatiser et de numériser vos documents, de réduire le temps nécessaire pour rechercher, classer et stocker vos documents, et un moyen simple de donner à tous ceux que vous choisissez l'accès à n'importe quel fichier de votre entreprise où qu'ils soient.
Il est nécessaire de s'assurer que les systèmes sont conçus pour éviter une perte de données à 100% en termes d'autorité et de rôles. En empêchant la perte de données dans votre entreprise ou votre organisme avec le bon système et les bonnes autorisations, vous pouvez empêcher vos documents critiques / confidentiels de tomber entre les mains de personnes non autorisées.
N'hésitez pas à faire appel à un professionnel. Celui-ci pourra analyser votre situation et vous proposer une solution sur mesure. Cliquez ici pour faire votre demande. Cuvelage des murs de la cave par l'extérieur
Une bonne ventilation de la cave est essentielle
Comme nous l'avons déjà mentionné, l'humidité au sous-sol est souvent due à l'infiltration d'eau souterraine dans les murs ou le sol de la cave. Mais l'étanchéité du sous-sol n'est pas le seul élément à prendre en compte. Il y a une autre cause probable pour l'apparition de problèmes d'humidité et de moisissure: le manque de ventilation. Quand n'y a pas (assez) de ventilation dans une pièce, l'air se charge d'humidité et ne peut pas être évacué et renouvelé. Cet air humide se condense; il se transforme en liquide. Extracteur d humidité pour cave 2. C'est pour cette raison que le manque de ventilation peut causer des problèmes d'humidité. La solution la plus simple consiste à installer des extracteurs dans la cave pour évacuer l'air humide. Quand la situation est plus problématique, il faut installer un système de ventilation, ou VMC.
Après le drainage, la cave sera toujours humide, mais vous n'aurez plus de flaques d'eau. Il est essentiel de ventiler suffisamment la cave après le drainage, pour que les murs puissent sécher. Combien coûte le drainage? Si vous faites réaliser le drainage de votre cave, vous pouvez vous attendre à un prix allant de 3 000 € à 10 000 €, main-d'œuvre et TVA comprises, voire encore plus. Le prix dépend fortement du type de drainage nécessaire (de bord, de paroi ou de sol). Vous trouverez plus d'infos sur le drainage dans cet article. Méthode 3: Injection des murs humides
L'injection des murs humides avec un produit hydrofuge est une technique efficace si vous avez affaire à des remontées capillaires dans votre cave. Cette technique est généralement appliquée en combinaison avec le cuvelage de la cave. Une fois injecté dans les murs de la cave, le produit hydrofuge forme une barrière étanche qui empêche l'humidité ascensionnelle de monter davantage. Extracteur d humidité pour cave b. Les murs vont ensuite s'assécher. Combien coûte l'injection des murs humides?
Suivez nos conseils pour bien ventiler votre salle de bain.
Si vous avez des problèmes d'humidité, il faut rendre la cave étanche ou autrement dit, l'étanchéifier. Pour ce faire, on peut employer différentes méthodes:
L'eau souterraine peut s'infiltrer à travers les murs et le sol de votre cave, surtout si ceux-ci sont déjà endommagés. L'étanchéification de la cave peut se faire selon 3 méthodes (ou combinaison de méthodes): le cuvelage, le drainage et l'injection des murs humides. Méthode 1: Cuvelage
Le cuvelage rigide est une technique qui consiste simplement à recouvrir les murs et le sols de la cave d'une couche de ciment étanche. 4 Méthodes pour Chasser l'Humidité de votre Cave. Colmatage des fuites: tout d'abord, les fissures dans les murs et le sol sont colmatées à l'aide d'un enduit d'étanchéité. Les grandes fissures sont rebouchées en plusieurs fois, pour éviter que l'enduit ne rétrécisse. Cimentage des murs: après une période de séchage de 24 à 48 heures, les murs et le sols sont complètement recouverts de ciment. On applique plusieurs couches d'accrochage et de ciment. Renforcement des joints mur-sol: les joints de raccordements entre les murs et le sol constituent un point faible, un endroit où l'eau souterraine est susceptible de s'infiltrer.
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Bonjour à tous,
Désolée de déterrer un vieux post, mais je pense que vous aurez des informations très intéressantes à m'apporter (et à d'autres sans doute) sur votre retour d'expérience. Nous recherchons également des solution pour notre cave (en réalité, nous concernant, il s'agit d'un sous sol).