Dans l'absolu, et vous avez raison, on ne devrait pas effectuer de revue documentaire. Si une activité évolue ou si une information externe évolue, nous devons toujours nous poser la question suivante: Cet événement a t-il un impact sur la documentation applicable? C'est vrai, mais dans la réalité on s'aperçoit que les documents « dérivent » dans le temps. Le mécanisme de revue permet ainsi de s'assurer que la documentation applicable est toujours exacte. 4.2.3 Maitrise des documents. Il faut donc définir la responsabilité de la revue documentaire dans votre procédure. Dans la pratique, c'est le rôle du pilote de processus. Remarque: Ce n'est pas le rôle de l'audit interne de faire la revue documentaire d'un processus. Il ne faut pas se tromper sur la finalité de l'outil d'audit: Réussir les audits internes en 4 étapes
Comment simplifier la maîtrise des documents? La meilleure façon de simplifier la maîtrise documentaire est de dématérialiser la documentation, en utilisant un espace disque sur le réseau informatique de l'entreprise.
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Le nom du rédacteur apparaît sur les procédures. Approbation des documents
Les documents sont approuvés par le pilote du processus et le manuel qualité par le directeur de l'Unité. Le nom de l'approbateur apparaît sur les procédures et instructions. Diffusion des documents
Les documents en vigueur sont ceux disponible dans XXXX. Un exemplaire papier signé des documents du SMQ en vigueur est disponible dans un classeur chez le responsable du SMQ. Les impressions et copies ne sont ni gérées ni archivées ® les personnes utilisant une version imprimée doivent vérifier qu'elle correspond à la version en vigueur. Revue des documents
L'utilisation quotidienne et les audits sont les moyens privilégiés pour réaliser la revue des documents. Cette revue peut déboucher sur des besoins de modifications. Exemple de maîtrise des documents qualité. Modification des documents
La modification d'un document suit le même cheminement que sa création. Un document modifié voit son numéro de version augmenter d'une unité lors de sa diffusion et la date d'application est mise à jour.
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Ne laissez pas le grand nombre de procédures dans la norme ISO 9001: 2015 vous intimider. Certaines ne vont pas être applicables à votre entreprise et d'autres sont facultatives. Dans la version de 2008, les entreprises devaient respecter 6 procédures obligatoires pour obtenir leur certification. Ce n'est plus le cas. La version de 2015 est beaucoup plus flexible quant aux exigences en termes de documentation. Maitrise des documents qualité pour. Nous examinerons les différents types de documents décrits dans la norme, notamment ceux qui sont obligatoires pour une certification de votre entreprise. Les informations requises par la norme ISO 9001 peuvent être divisées en deux types: Les documents: il s'agit des politiques et des objectifs que vous avez définis. Les documents peuvent être modifiés ou révisés ultérieurement. Les enregistrements: il s'agit des preuves des résultats obtenus. Les enregistrements ne doivent pas être modifiés ou révisés car ils constituent la preuve d'un résultat. Voici les documents obligatoires que vous devez produire avant d'obtenir la certification ISO 9001: Contexte de l'organisme – Détermination du champs d'application du système de management de la qualité (Article 4.
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Cette exigence est délicate, notamment pour les entreprises ayant des locaux peu munis d'équipements informatiques. Vous pouvez envisager de les équiper ou vous pouvez opter pour une solution papier (attention au risque d'oubli de mise à jour) ou une solution numérique sur des appareils nomades par exemple (si les contraintes sites vous le permettent). Enfin, vous devez vous assurer que les personnes concernées utilisent toujours la dernière version à jour de l'Information Documentée. Maitrise des documents qualité d'un. Sachant que celle-ci doit être accessible à tous, à tout moment et en tout lieu, la difficulté est de s'assurer que celle-ci ne puisse pas être enregistrée ou imprimée à mauvais escient par exemple. Comment s'en sortir? Les formulaires papiers doivent selon moi être évités et mis en place si et seulement si aucune autre solution ne peut être déployée. En effet, les documents papiers sont souvent oubliés au fond de tiroirs ou dans un classeur sur une étagère. Ils est souvent difficile de se rappeler du nombre d'entre eux et de tous les lieux où on peut les trouver, sans parler des copies intempestives.
Maj le 25/05/2021
par l'équipe de Manager GO! La documentation qualité est au centre du SMQ. L'objectif n'est pas de faire de la paperasse, mais bien au contraire, formaliser ce qui est nécessaire de l'être, pour une performance accrue. Le manuel qualité est un des documents les plus connus du système. Maitrise des documents qualité les. En effet, le jour de l'audit de certification, l'auteur s'appuie sur ce manuel pour exécuter sa mission. Les procédures, souvent décriées de par leur lourdeur, se révèlent être de formidables outils pour formaliser un fonctionnement codifié. Une des applications est la formation des collaborateurs à de nouvelles tâches. La pyramide documentaire Le système relatif à la documentation est structuré comme une pyramide. En parcourant l'édifice de haut en bas, on passe du domaine de la politique qualité à la réalité opérationnelle du terrain. Voici les différents étages: Le manuel qualité: déjà abordé plus haut, il décrit la politique de l'entreprise en matière de management de la qualité et la structure du système.
Cela va vous garantir un lieu unique pour trouver l'information pertinente. En déclarant cette « zone », en lecture seule (gestion des droits des répertoires), vous allez pouvoir garantir que les documents applicables sont maîtrisés. Donnez les droits à quelques personnes. Pourquoi pas les pilotes de processus? Il existe également des applications logicielles permettant de gérer les documents (version, workflow d'approbation, …). Dans tous les cas, allez-au plus simple dans la solution mise en œuvre pour la gestion de votre documentation. Vous pouvez vous affranchir des signatures des documents, dans la mesure où vous définissez clairement les responsabilités liées à la maîtrise documentaire. Donnez un titre à un document, mettre en place une pagination par lot ( page x/xx) et une version (numéro et/ou date du document) sont les éléments nécessaires et suffisants pour garantir une maîtrise documentaire. Comment formaliser votre procédure? Gestion Documentaire et ISO 9001 V2015 : Comment s’y prendre ?. Télécharger un modèle de procédure de maîtrise des documents répondant entièrement aux exigences de maîtrise documentaire: Procédure de maîtrise des documents (à télécharger via le blog « améliorationcontinue »
Par Pascal Weber
Source:
Posté le 5 décembre 2011 par La rédaction
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