Il a déclaré
la séance ouverte et a rappelé les questions inscrites à l'ordre
du jour. Ces questions ont
été examinées et les administrateurs ont procédé aux votes des
résolutions suivantes:
Première résolution
[Texte
de la résolution]
Au choix selon le cas:
Cette
résolution est adoptée par [nombre de voix
favorables à la résolution] sur [nombre
total de voix]. Cette résolution est adoptée
à l'unanimité. Deuxième résolution
Troisième résolution
Quatrième résolution
Les
administrateurs décident d'adopter le procès verbal de la
dernière réunion du Conseil d'administration qui a eu lieu le
[date de la réunion]. Cette résolution
est adoptée à l'unanimité. Le président
constate que l'ordre du jour est épuisé et il déclare que la
séance est levée. Le présent
procès-verbal est signé par le président et par un administrateur. Le Président
[signature]
[prénom et
nom]
Un Administrateur
nom]
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Certains diront que si une discussion ou une décision prise lors de la réunion n'est pas dans le procès-verbal, et bien elle ne s'est pas produite… d'où l'importance d'avoir une bonne structure pour la prise des notes et la diffusion. Si vous avez été nommé Secrétaire du Conseil, la rédaction du procès-verbal sera probablement de votre responsabilité. Cela ne signifie pas que vous devrez prendre les notes: ce sont parfois les administrateurs qui les prennent à tour de rôle. Ces notes peuvent également être prises par un membre externe du conseil, avec des compétences dans ce domaine, permettant ainsi à tous les administrateurs de participer activement à la réunion. Le procès-verbal dans le conseil digitalisé Le procès-verbal de la réunion sera à l'ordre du jour et présenté à la réunion suivante pour l'approbation des administrateurs. Si des modifications sont apportées, la nouvelle version sera à examiner lors d'une réunion ultérieure. Lorsque le procès-verbal est préalablement partagé à travers un portail de gestion digitalisé, son approbation est faite sans perte de temps puisque les administrateurs peuvent faire part de leurs corrections en amont.
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Par conséquent, vous devez résumer le plan d'action en quelques minutes. De cette façon, une fois la réunion terminée, les membres du conseil concernés sauront exactement ce qui est attendu. La date limite devient très claire et vous pouvez mieux comprendre la répartition des tâches. Lors de la formulation d'un plan d'action, veuillez suivre les trois directives suivantes. Qui agit? Quelles tâches sont incluses dans l'action? Quand doit-elle être terminée? Restez simple et clair, mais veuillez ne pas abréger la description. Sinon, les membres du conseil ne comprendront plus sa signification. Capturez des choses importantes
Lorsque vous rédigez un procès-verbal de réunion, vous devez saisir quatre aspects principaux de la session:
Quel est le sujet? Qu'est-ce qui a été décidé? Quel plan d'action a été élaboré? À quel membre du conseil d'administration l'action a-t-elle été déléguée? Il y a beaucoup de sujets de discussion lors des réunions, la trame ci-dessus peut vous aider pour réaliser les minutes.
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Quatrième résolution – Projet financier Le Conseil d'Administration, après en avoir délibéré, prend acte du projet financier [A décrire] et approuve celui-ci. Cinquième – Projet de budget Le Conseil d'Administrateur, après en avoir délibéré, prend acte du projet de budget fait par le Trésorier de l'association au cours de la séance et approuve celui-ci. Sixième résolution – Projet d'actions Le Conseil d'Administration, après en avoir délibéré, prend acte du projet d'actions fait au cours de la séance [A décrire] et approuve celui-ci. Septième résolution – Contrats en cours Le Conseil d'Administration, après en avoir délibéré, décide de renouveler (ou non) les contrats en cours [Enumérez avec quels fournisseurs, la date des contrats, leur objet, etc]. Neuvième résolution – Questions diverses L'Assemblée Générale, après en avoir délibéré, décide ____________ [A adapter suivant les questions diverses abordées]. (Autant de résolutions que nécessaire) ______ L'ordre du jour étant épuisé et plus personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à ____ heures.
Le président
rappelle que le conseil d'administration est appelé à délibérer
sur l'ordre du jour suivant: [reproduire
l'ordre du jour tel qu'il apparaît dans la convocation]. fait état des motifs à l'origine de cette proposition, et
communique au conseil d'administration les documents utiles; le
débat s'ouvre: [faire un compte rendu
des débats]. Au terme des
débats, le président propose au conseil d'administration de voter
les résolutions suivantes:
[Première
résolution / Résolution unique]:
[indiquer
l'objet de la réunion du CA]
Le conseil
d'administration, après en avoir délibéré, décide de [indiquer
la décision]. Mise au vote [à
bulletin secret / à main levée], cette résolution est
[adoptée / rejetée] à [nombre
de voix] voix contre [nombre de voix]. Deuxième
résolution: […]
La séance est
levée à [heure de fin de la réunion]. Fait le [date
du PV], à [lieu du PV]. [Nom
& Prénom du président]
[SIGNATURE]
Le secrétaire
& Prénom du secrétaire]
[SIGNATURE]
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