La convocation doit impérativement contenir l'ordre du jour de l'assemblée générale. Elle doit aussi indiquer la date, l'heure et lieu de la réunion. En outre, il convient d'y préciser la possibilité pour l'associé de se faire représenter ou non. Les modalités de vote doivent également figurer sur l' invitation. Certains documents doivent être joints à la convocation, dont trois revêtent un aspect capital:
Le rapport des gérants;
Le texte des projets de résolution;
Le rapport du commissaire aux comptes. Tout manquement aux obligations relatives à la convocation est sanctionné par des amendes prévues par la loi. Pour éviter une telle situation, il est conseillé de télécharger un modèle de convocation à une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire sur Internet. Peut-on se faire représenter lors d'une AG? Toutes les personnes ayant reçu une convocation pour une AG doivent en principe être présentes. En cas d'empêchement, il est possible de se faire représenter par une autre personne.
- Modèle de convocation à une assemblée générale 2014
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Modèle De Convocation À Une Assemblée Générale 2014
L'assemblée générale ordinaire
Les sociétés par actions et celles qui ont un capital divisé en parts sociales comme la SARL sont tenues d'organiser chaque année une assemblée générale (AG) dans les 6 mois suivants la clôture de l'exercice. Les associations à but non lucratif et les syndics de copropriétaires sont également tenus de mettre en place des AG propres à leur forme juridique. L'objectif principal de l'assemblée générale est d'approuver les comptes annuels et d'affecter le résultat, mais aussi de répondre à diverses questions des personnes disposant d'un droit de vote. Parfois l'assemblée générale est dite "extraordinaire" lorsqu'elle est décidée pour un événement important au cours de l'année comme le changement d'un dirigeant, la modification des statuts de l'organisme, un changement de nom commercial, un projet de dissolution, etc. Comment convoquer les associés d'une SARL? Pour mettre en place l'assemblée générale, le gérant doit convoquer par lettre recommandée avec accusé de réception chaque associé au moins 15 jours à l'avance et leur communiquer les documents sociaux comme le rapport de gestion, les comptes annuels, une proposition de résolutions, etc ( Article L232-1 du Code du commerce).
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S'il s'agit d'une assemblée générale ordinaire qui n'est pas tenue dans le lieu, au jour et à l'heure prévus par les statuts, ou s'il s'agit d'une assemblée générale extraordinaire, alors la convocation doit également être publiée au Moniteur belge ainsi que dans un journal de diffusion nationale. Enfin, en fonction des points mis à l'ordre du jour, certains documents sont prévus.
Modèle De Convocation À Une Assemblée Générale Des
Elle doit préciser l' identité de la société, la date, l'heure et le lieu où se déroulera l'assemblée générale en question, ainsi que les formalités à accomplir pour pouvoir y accéder ou s'y faire représenter. Le deuxième élément que la convocation doit contenir est l' ordre du jour, comprenant tous les sujets qui devront être traités lors de l'assemblée. Ceux-ci sont déterminés soit par la loi, par les statuts ou par les gérants, administrateurs ou commissaires aux comptes (personne ou entreprise chargée de vérifier les comptes) de la société. Une fois le document complété et, sauf accord personnel écrit du destinataire, il convient d' envoyer la convocation au moins 15 jours avant l'assemblée (sauf délai plus long exigé par les statuts):
pour les SPRL et les SC: par lettre recommandée, à tous les actionnaires et, cas échéant, commissaires aux comptes;
pour les SA et les SCA: par courrier simple à tous les actionnaires connus, sauf si les titres sont uniquement nominatifs, alors la convocation doit être envoyée par lettre recommandée.
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