De plus, il faut garder à l'esprit que les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration doivent se focaliser sur l'activité de l'entité et doivent être clairs et précis. En tant que secrétaire du conseil, vous devez avoir une parfaite compréhension des responsabilités de l'entreprise et du conseil. Avoir une connaissance suffisante des obligations légales et réglementaires spécifiques au secteur d'activité. Contenu du procès-verbal de la réunion du conseil
Alors, qu'est-ce qui devrait être inclus dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration? Comme mentionné précédemment, le procès-verbal doit lister les tâches que les membres du conseil doivent effectuer au nom de l'organisation et les décisions qui doivent être prises. Le procès verbal doit inclure les décisions et les discussions et les informations de base qui les ont sous tendues. Dans son format la structure du procès verbal dérivé de l'ordre du jour. Un ordre du jour bien construit va vous assurer de vous concentrer davantage sur ce qui est dit lors de la réunion.
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Quatrième résolution – Projet financier Le Conseil d'Administration, après en avoir délibéré, prend acte du projet financier [A décrire] et approuve celui-ci. Cinquième – Projet de budget Le Conseil d'Administrateur, après en avoir délibéré, prend acte du projet de budget fait par le Trésorier de l'association au cours de la séance et approuve celui-ci. Sixième résolution – Projet d'actions Le Conseil d'Administration, après en avoir délibéré, prend acte du projet d'actions fait au cours de la séance [A décrire] et approuve celui-ci. Septième résolution – Contrats en cours Le Conseil d'Administration, après en avoir délibéré, décide de renouveler (ou non) les contrats en cours [Enumérez avec quels fournisseurs, la date des contrats, leur objet, etc]. Neuvième résolution – Questions diverses L'Assemblée Générale, après en avoir délibéré, décide ____________ [A adapter suivant les questions diverses abordées]. (Autant de résolutions que nécessaire) ______ L'ordre du jour étant épuisé et plus personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à ____ heures.
Peuvent ensuite se tenir un rapport de la présidence, l'adoption d'un plan d'action précédemment voté, la mise en place d'un nouveau comité…
La réunion du conseil d'administration se déroule donc en présence du président, des éventuels vice-présidents, des administrateurs et du secrétaire. On parle parfois de « président de séance » et de « secrétaire de séance » dans ce contexte de réunion officielle. Le procès-verbal n'est pas le seul document produit au cours de la réunion. Une feuille de présence peut par exemple être complétée et remise au président en début de séance. L'importance du document officiel
Le procès-verbal produit par le secrétaire de séance est un document obligatoire issu de la réunion du conseil d'administration. Celui-ci permet de recenser les questions qui y ont été traitées (abordées selon l'ordre du jour) ainsi que leurs conclusions. Ce document sert également de base légale pour certaines démarches entreprises par la société. Un procès-verbal rigoureusement rédigé par le secrétaire de séance permettra aux administrateurs de garder une idée claire et concise des sujets abordés et des décisions prises par le conseil pendant la réunion.
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7. Questions diverses
Différentes questions qui n'appellent pas de vote du conseil d'administration sont discutées [à confirmer ou adapter]. 8. Pouvoirs
Le conseil d'administration donne tous pouvoirs au président de l'association pour prendre les mesures nécessaires en application des présentes résolutions. Cette résolution est _____ [adoptée ou rejetée] _____ [à l'unanimité / par _____ voix contre _____ voix]. ***
L'ordre du jour étant épuisé et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à _____ [horaire]. En foi de quoi a été dressé le présent procès-verbal, paraphé et signé par le président de séance et le secrétaire de séance. Le président de séance
Le secrétaire de séance
Rôle
Le rôle du conseil d'administration d'une entreprise est, de manière générale, de valider les grandes stratégies de l'entreprise.
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Les données que doit inclure un procès-verbal relèvent cependant de la législation, qu'il convient donc de maîtriser précisément. Dans tous les cas, il faut qu'il comprenne les différents arguments avancés par chaque administrateur. Le PV doit aussi reprendre les résolutions mises aux voix, ainsi que le résultat des votes qui ont suivi. Bien qu'il soit parfois demandé au secrétaire de CA que son PV reflète une forme de consensus, il reste à votre avantage de détailler objectivement les différents points de vue défendus lors de la séance. Les administrateurs ont effectivement le droit de demander une rectification du procès-verbal s'ils estiment que celui-ci n'incarne pas fidèlement leurs déclarations, ou les notes qu'ils ont prises pendant le conseil. Pour éviter toute contestation post-rédaction, essayez donc de rester exhaustif. 3 / Privilégiez les formats électroniques
Comme l'illustre le point précédent, le procès-verbal de conseil d'administration reste un document contraignant. Sa rédaction doit prendre en compte différentes réalités légales, et donc faire preuve d'une grande précision.
Dans le premier cas, la règle applicable à la tenue de ces procès-verbaux constatant la décision de ces organes au sein de SAS devrait être strictement respectée. Dans le second cas, soit dans l'hypothèse où ces organes de direction seraient prévus dans des actes extra-statutaires (pacte d'associés) ou les statuts, il apparaît qu'une grande liberté puisse être attachée à la constatation des décisions de ces organes. Cependant, il conviendra d'être des plus rigoureux, afin notamment d'éviter les deux écueils récurrents que sont la mise en cause de la responsabilité des membres de ces organes délibérants des SAS et le risque de contestation au titre des procédures de consultation, contrôle et/ou approbation dont ils seraient dépositaires. Ceci milite pour que, dans un souci de sécurité juridique, l'ensemble des prescriptions rappelées en matière de société anonyme soit effectivement respecté pour les SAS. Voici quelques uns des réflexes qu'il convient de préserver et/ou d'acquérir afin de s'assurer que les procès-verbaux des conseils, qui forment le corpus des décisions structurantes de la vie de l'entreprise, puissent être dûment établis et conservés par la société.
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